Executive Secretary to the Board of Directors (Bali-Based)

Bergabunglah dengan PT Indo Sutech Sejahtera, perusahaan yang dinamis dan inovatif di Indonesia, sebagai Executive Secretary to the Board of Directors kami. Ini adalah peran dengan dampak tinggi, permanen (PKWTT) yang berbasis di Bali, dirancang untuk profesional yang teliti dan proaktif. Di sini, Anda akan memainkan peran kunci dalam mendukung keputusan strategis dan operasional Direksi, serta memastikan komunikasi yang lancar dan efisien di seluruh organisasi.

Setiap hari, Anda akan berinteraksi dengan berbagai tingkat manajemen dan staf, menggunakan alat-alat terbaik seperti Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), serta sistem manajemen dokumen seperti DocuWare atau SharePoint. Anda akan bertanggung jawab untuk mengatur jadwal rapat, menyusun agenda, dan memastikan semua dokumen disiapkan dengan tepat waktu. Selain itu, Anda juga akan membantu dalam pengelolaan proyek-proyek khusus Direksi, seperti perjalanan bisnis, acara-acara penting, dan proyek-proyek lainnya yang memerlukan dukungan administratif yang mendalam.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Menyusun dan mengatur jadwal rapat Direksi dengan efisien, memastikan semua peserta dan agenda disiapkan dengan baik.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk mengatur email, telepon, dan pertemuan dengan berbagai pihak.
• Menyusun dokumen resmi dan laporan untuk Direksi, serta memastikan semua dokumen disimpan dengan rapi dan aman.
• Membantu dalam pengelolaan proyek-proyek khusus Direksi, seperti perjalanan bisnis, acara-acara penting, dan proyek-proyek lainnya.
• Mengatur dan mengelola agenda rapat, serta memastikan semua peserta menerima undangan dan materi rapat dengan tepat waktu.
• Menyediakan dukungan administratif untuk berbagai inisiatif Direksi, termasuk pengelolaan proyek, koordinasi dengan berbagai departemen, dan pengelolaan anggaran.
• Memastikan semua dokumen dan laporan disiapkan dengan tepat waktu dan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.
• Mengelola dan memelihara database internal, termasuk data Direktur dan staf, serta dokumen-dokumen penting lainnya.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Pendidikan minimal Sarjana (S1) dari perguruan tinggi terakreditasi di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 5 tahun sebagai sekretaris eksekutif atau peran serupa di tingkat direktur atau manajemen tinggi.
• Pengalaman dalam mengelola komunikasi internal dan eksternal, serta mengatur jadwal rapat dan acara-acara penting.
• Kemampuan dalam menggunakan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dengan mahir.
• Kemampuan dalam mengelola sistem manajemen dokumen seperti DocuWare atau SharePoint.
• Kemampuan dalam berbahasa Inggris dan Indonesia yang baik, serta kemampuan komunikasi yang baik dan profesional.
• Kemampuan dalam mengelola proyek dan mengatur waktu dengan baik.
• Memiliki sertifikasi atau pelatihan dalam manajemen rapat atau sekretaris eksekutif akan menjadi nilai tambah.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait